L’ufficio di segreteria, costituito da personale qualificato e competente nelle tecnologie e nella gestione delle risorse umane e finanziarie, comprende la Segreteria amministrativa, del personale e la Segreteria didattica. Tutti gli assistenti operano con autonomia lavorativa e responsabilità diretta nella definizione e nell’esecuzione dei compiti loro affidati.

Gli uffici di segreteria ricevono anche su appuntamento, mediante prenotazione telefonica o via e- mail.

Di seguito gli orari in essere per il corrente anno scolastico (come da delibera del Consiglio di Istituto assunta in data 10.11.2023)
Orario della Segreteria:

Orario Estivo: (dal 17 Luglio al 21 Agosto)
Mattino: dal lunedì al venerdì dalle 7.30 alle 08.30 e dalle 11.00 alle 13.00

Orario Invernale: (dal 22 Agosto al 16 Luglio)
Mattino: dal lunedì al sabato dalle 7.30 alle 8.30 e dalle 11.00 alle 13.00

Per le date di chiusura degli uffici durante i periodi di sospensione delle attività didattiche si prega di prendere visione della Delibera CDI allegata.
Servizi Generali Amministrativi:
 Direttore: Fabrizio Brini
e-mail: dsga@pololugo.it
per ricevimento: contattare preventivamente la segreteria
Area Personale (Organici - Tenuta fascicoli personali - Richiesta e trasmissione documenti - Emissione contratti di lavoro - gestione circolari interne - Compilazione graduatorie supplenze docenti ed ATA - Compilazione graduatorie soprannumerari docenti ed ATA – Certificati di servizio - Registro certificati di servizio - Convocazioni attribuzione supplenze – Costituzione, svolgimento, modificazioni, estinzione del rapporto di lavoro - Ricostruzioni di carriera – Ricongiunzione L. 29 - Pratiche pensioni - Visite fiscali - Aggiornamento assenze e presenze personale con emissione decreti congedi ed aspettative – Pratiche cause di servizio - Anagrafe personale – Autorizzazione libere professioni - Preparazione documenti periodo di prova – Controllo documenti di rito all’atto dell’assunzione - Nomine docenti ed ATA – gestione supplenze – comunicazioni assunzioni, proroghe e cessazioni al centro per l’impiego - Gestione TFR - Rapporti DPT - Registro decreti – gestione circolari interne relative al personale. Collaborazione con lo staff dirigenziale per la sostituzione dei docenti. Gestione marcatempo varie sedi e relativo software con rilevazione giornaliera delle presenze.):

 Ass. Amm.va: Marina Bordini
 Ass. Amm.va: Ivan Miani
 Ass. Amm.vo: Ester Sorrentino (Carolina Barracca)
 Ass. Amm.va: Erika Belakova
e-mail: personale@pololugo.it

Area Didattica (Informazione utenza interna ed esterna - iscrizioni alunni - Gestione registro matricolare - gestione circolari interne relative agli alunni - Tenuta fascicoli documenti alunni - Richiesta o trasmissione documenti - Gestione corrispondenza con le famiglie - Gestione statistiche - Gestione pagelle, diplomi, tabelloni scrutini, gestione assenze e ritardi, Gestione e procedure per adozioni e sussidi (libri di testo e assegni di studio) - Certificazioni varie e tenuta registri - esoneri educazione fisica – denunce infortuni alunni e/o personale - pratiche portatori di handicap -Collaborazione docenti Funzioni Strumentali per monitoraggi relativi agli alunni - tasse scolastiche - Esami di qualifica e di stato – elezioni scolastiche organi collegiali – INVALSI - Adempimenti connessi all’organizzazione delle attività previste nel POF - Gestione stages - Gestione organizzativa viaggi d’istruzione e visite guidate – gestione DB alunni – Rilevazioni statistiche inerenti la didattica.)
 Ass. Amm.va: Valentina Ancarani
 Ass. Amm.va: Elisa Francesconi
 Ass. Amm.va: Liliana Manaresi
 Ass. Amm.va: Alessandra Gallanti
e-mail: didattica@pololugo.it

Area Protocollo, Posta, Comunicazioni (Controllo giornaliero delle caselle di posta elettronica istituzionale (PEO e PEC) nonché della Intranet del MIUR e del sito dell’USR (www.istruzioneer.it).
Tenuta registro protocollo – Corrispondenza (anche elettronica) – Gestione Archivio - Tenuta e controllo pratiche relative a tutti i progetti da realizzare - Convocazione organi collegiali – Pubblicazioni all’Albo istituto - Distribuzione modulistica varia personale interno, procedura attivazione corsi di recupero e sportelli. Gestione degli impegni del Dirigente Scolastico - Graduatorie d’Istituto Docenti e ATA - gestione circolari interne - Corsi di aggiornamento e di riconversione - Attestati corsi di aggiornamento - Collaborazione con gli altri settori e con il D.S.G.A.):
 Ass. Amm.va: Cristina Simoncini
 Ass. Amm.va: Arianna Trombini
e-mail: protocollo@pololugo.it
Area Amministrazione (Liquidazione competenze fondamentali ed accessorie personale supplente ATA e Docente - Rilascio CUD e C.U. - Registro INPS – gestione trasmissioni telematiche (770, dichiarazione IRAP, EMENS, DMA, ecc.).Liquidazione compensi missioni - compensi esami - Tenuta Libro paga - Versamenti contributi ass.li e previdenziali - registro conto individuale fiscale – Adempimenti contributivi e fiscali – attività istruttoria, esecuzione e adempimenti connessi alle attività negoziali - Elaborazione dati per i monitoraggi e per il bilancio di previsione e consuntivo - Schede finanziare POF - Mandati di pagamento e reversali d’incasso – Bandi per il reclutamento del personale esterno - Stipula contratti connessi alla gestione dei progetti - Tenuta registro c/c postale e del patrimonio – Incarichi Interni e contratti/convenzioni con Esperti Esterni/Enti Esterni nell’ambito del POF. Anagrafe delle Prestazioni (PERLAPA) – Gestione incarichi e documentazione Privacy - Emissione dei buoni d’ordine - Acquisizione richieste d’offerte - redazione dei prospetti comparativi - Tenuta dei registri di magazzino.
Collaborazione diretta con il DSGA per la tenuta e la stesura dei principali documenti contabili, Programma Annuale, Conto Consuntivo, ecc.):
 Ass. Amm.va: Sandra Lippi

 Ass. Amm.va: Marina Vecchi
 Ass. Amm.va: Arianna Trombini
e-mail: amministrazione@pololugo.it

Area Magazzino e Inventari (Gestione magazzini istituto - carico e scarico materiale di facile consumo – cura e manutenzione del patrimonio – tenuta degli inventari – rapporti con i sub-consegnatari):
 Ass. Amm.vo: Antonio Orefice e-mail: magazzino@pololugo.it